โปรแกรมคลินิกความงาม

โปรแกรมจัดการคลินิกและบริหารคลินิกแบบสำเร็จรูป แบ่งเป็น 2 ประเภท คือ

แบบที่ 1 เรียกว่า Web Application เป็นรูปแบบการทำงานของโปรแกรมยุคต่อมา โดยจะทำงานผ่าน Browser ข้อดีคือ สามารถรับรู้ข้อมูลทุกสาขาได้แบบ Real Time แต่มีข้อจำกัดคือ ทุกสาขาจะต้องเชื่อมต่อ Internet ตลอดเวลา แต่โปรแกรมชนิดนี้หาก Internet หลุด จะไม่สามารถทำงานได้เลย
แบบที่ 2 เป็นแบบ Cloud Computing มีลักษณะ คือ เก็บข้อมูลหลักไว้บน Host และสามารถให้สาขามาเชื่อมต่อข้อมูล ได้ทันทีตลอดเวลา ที่มีความต้องการ ส่วนกลางสามารถ Update สินค้าใหม่ , โปรโมชั่นใหม่ ไว้ที่เดียว และให้ทุกสาขามาเชื่อมต่อ เพื่อ Update ข้อมูลต่างๆ ไปพร้อมกันอย่างถูกต้อง

ระบบจัดการที่ดี ทำให้ลูกค้าไม่แออัดและพอใจกับบริการ

คุณสมบัติพิเศษของโปรแกรมคลินิกของทางบริษัท

สำหรับโปรแกรม Medical Clinic Management On Cloud สำหรับคลินิกความงาม (Cosmetic Clinic) นั้นออกแบบในลักษณะผสมผสานระหว่างแบบ Web Application และ Cloud Computing ขึ้นอยู่กับลักษณะการใช้งาน โดยการขายสินค้าและทรีตเม้นท์ต่างๆ นั้น จะใช้หลักการทำงานแบบ Cloud Computing คือสามารถขายสินค้าได้ทันที รวดเร็ว โดยต้องต่อ Internet ตลอดเวลา ส่วนการให้บริการและตัดใช้ทรีตเม้นท์นั้น จะเป็นลักษณะ Web Application เนื่องจากต้องมีการตัดและรับรู้ยอดทรีตเม้นท์คงเหลือตลอดเวลา และสามารถใช้บริการในการตัดทรีตเม้นท์ได้หลายๆ จุดพร้อมกัน

ระบบโปรแกรม ทำงานผ่าน Cloud System

องค์ประกอบของโปรแกรมคลินิกความงาม ประกอบด้วย 7 ระบบหลักๆ คือ

• 1. ระบบฐานข้อมูล (Master Data) ได้แก่ การกำหนดฐานข้อมูล ทรีตเม้นท์ , ฐานข้อมูลสินค้า , ฐานข้อมูลสมาชิก , ฐานข้อมูลโปรโมชั่น , ฐานข้อมูล Therapist , ฐานข้อมูล Sale เป็นต้น จุดเด่นของระบบคือ สามารถกำหนดฐานข้อมูลต่างๆ ที่ส่วนกลาง แล้วแต่ละสาขาสามารถ sync ข้อมูลต่างๆ ลงไปทันที โดยไม่ต้องใช้การ Import Export File ซึ่งอาจจะทำให้สับสนได้ ทำให้ข้อมูลทุกสาขาเหมือนกัน ง่ายต่อการควบคุมราคา , โปรโมชั่น และง่ายต่อการ Update ฐานข้อมูล ลูกค้าบางรายของเรามีข้อมูลสมาชิก กว่า 30,000 คน การสมัครสมาชิก สามารถสมัครได้ทุกสาขา เมื่อสมัครแล้ว สาขาอื่นๆ ก็ sync ข้อมูลลงไปได้ทันที ตลอดเวลา ไม่จำกัดว่าต้องรอให้สิ้นวันก่อน หรือกรณีที่ Therapist ย้ายจากสาขาหนึ่งไปอีกสาขาหนึ่ง สามารถกำหนดการย้ายจากส่วนกลาง จากนั้นทางสาขาใหม่ ก็เพียง Sync ข้อมูล , รายชื่อ Therapist ใหม่ก็จะปรากฏในสาขานั้นๆ ทันที
• 2. ระบบขายสินค้าและทรีตเม้นท์ ( Sale Order System) หากเป็นการขายสินค้า ระบบจะตัดสต็อกอัตโนมัติ แต่ถ้าเป็นการขายบริการ เช่น คอร์สหรือทรีตเม้นท์ นั้น ระบบจะ Update ทรีตเม้นท์ของลูกค้าแต่ละราย ไปบนระบบ Cloud อัตโนมัติ สามารถใช้ทรีตเม้นท์ต่างๆ ได้ทันที ทุกสาขาพร้อมกัน พร้อมกับรองรับโปรโมชั่นรูปแบบต่างๆ เช่น ซื้อ 5 แถม 1 , ซื้อครบตามยอดที่กำหนด สามารถแถมรายการที่กำหนด หรือแม้กระทั่ง ใช้สิทธิ์แลกซื้อบางรายการสินค้าได้ รองรับการขายที่เป็นลักษณะ Prepaid คือ จ่ายเงินก่อน แล้วมาเลือกทรีตเม้นท์ภายหลัง โดยระบบก็จะทยอยตัดเงินที่มีอยู่ พร้อมทั้งแสดงเงินคงเหลือทันทีที่มีการใช้ รวมถึงการขาย แบบเก็บเงินมัดจำไว้ก่อนได้ นอกจากนั้นยังรองรับการขายแบบผ่อนชำระ และคิดดอกเบี้ยเป็นรายได้แยกต่างหากจากสินค้าและบริการได้ ระบบมีการกำหนดส่วนลดที่เป็นส่วนลดขั้นต่ำ ถ้าขายเกินกว่าจำนวนที่ระบุระบบจะมีอีเมล์ส่งให้ระดับผู้มีอำนาจอนุมัติ Flow การทำงานสำหรับการขาย Treatment
• 3. ระบบให้บริการ (Service System) สามารถเช็คทรีตเม้นท์คงเหลือของลูกค้าได้ตลอดเวลา (Online Real Time) , รองรับการพิมพ์แบบฟอร์มการให้บริการ สามารถระบุ therapist ที่ให้บริการในแต่ละ ทรีตเม้นท์เพื่อแสดงผลในรายงานค่าคอมมิชชั่น , รวมถึงการพิมพ์สลิปการให้บริการ พร้อมแสดงยอดคงเหลือในแต่ละทรีตเม้นท์ นอกจากนั้นยังรองรับการเปลี่ยนทรีตเม้นท์กรณีลูกค้ามีอาการแพ้ หรือ การย้ายทรีตเม้นท์ไปให้กับผู้อื่น และรองรับการแจกให้ยา ตามแพทย์สั่งอีกด้วย
  นอกจากนั้น ทางสำนักงานใหญ่ สามารถเช็ค Status ของแต่ละสาขาได้ตลอดเวลา ว่าขณะนี้มีลูกค้าเข้ามาใช้บริการจำนวนกี่ราย และยังเหลืออีกกี่รายที่รอให้บริการ แบบ Real Time
• 4. ระบบสินค้าคงคลัง (Inventory Control System) รองรับการบันทึกสูตรการผลิต (Bill of material) ในแต่ละทรีตเม้นท์ , การตัดวัตถุดิบในแต่ละทรีตเม้นท์ให้ทันที เมื่อมีการใช้ทรีตเม้นท์ , การเบิกวัตถุดิบของ Therapist สำนักงานใหญ่ สามารถเช็ค Stock วัตถุดิบและสินค้าในแต่ละสาขาได้ทันที ไม่จำเป็นต้องรอให้ปิดกะหรือไม่ต้องรอให้สิ้นวัน เมนูในการบันทึกเอกสารเกี่ยวกับสินค้าคงคลังประกอบไปด้วย 4.1 เมนูบันทึกรับสินค้า (Receive Stock) 4.2 เมนูบันทึกโอนสินค้าคงคลังระหว่างสาขา (Transfer Stock) 4.3 เมนูบันทึกใบเบิกวัตถุดิบ (Issue Slip) 4.4 เมนูบันทึกใบปรับยอด
• 5. ระบบวิเคราะห์ทางการตลาด (Marketing system) สามารถบันทึกข้อมูลแบบสอบถาม เพื่อวิเคราะห์ได้ว่า ลูกค้าแต่ละรายเข้ามาใช้บริการ จากสื่อการตลาดทางใด , หรือวิเคราะห์ได้ว่าปัญหาหลักของลูกค้าคืออะไร เช่น ความหมองคล้ำ , ยกกระชับ , ถุงใต้ตา เป็นต้น สามารถวิเคราะห์ได้ว่า มียอดลูกค้าสมัครใหม่กี่ราย , ซื้อซ้ำกี่ราย มาจากสื่อชนิดใดบ้าง สามารถกำหนดโปรโมชั่นแต่ละสินค้าหรือบริการ แยกตามสาขาได้ สามารถกำหนดโควต้าสินค้าแถมในแต่ละสาขา ในแต่ละเดือนได้ สามารถทำ Voucher และพิมพ์จากระบบ สำหรับแจกในงานต่างๆ และใช้ได้เพียงครั้งเดียวได้
• 6. รายงาน ( Analysis Report) ด้วยการทำงานแบบ Cloud Computing เราจึงสามารถ Upload ยอดขายไปยังระบบ Cloud ได้ตลอดเวลาโดยไม่จำเป็นต้องปิดกะ และสามารถ sync ข้อมูลสินค้าและโปรโมชั่นใหม่ๆ ได้ตลอดเวลา รองรับรายงานเช็คประวัติลูกค้าที่เคยมาใช้บริการ , รายงานลูกค้าที่เข้าใช้บริการในแต่ละสาขาในแต่ละวัน รายงาน , รายงานยอดขายแยกตามสาขา เป็นต้น
• 7. ระบบรักษาความปลอดภัย (Security System) ระบบมีการทำงานที่ยืดหยุ่น โดยสามารถกำหนดสิทธิ์ ได้ 3 ระดับ คือ Operator , Manager และ Administrator ในบางขั้นตอน สามารถกำหนดให้จำเป็นใส่รหัสผ่าน เช่น การขายที่มีส่วนลด , การ Void เอกสาร เป็นต้น หรือในบางเมนู ที่เป็นเมนูสำคัญ เช่นการปรับยอด Treatment ลูกค้า สามารถทำได้จากส่วนกลางเท่านั้น เจ้าหน้าที่แต่ละสาขา สามารถเรียกดู Treatment คงเหลือได้เท่านั้น เป็นต้น

ซึ่งระบบของโปรแกรมนั้น ทำงานอยู่บน Cloud System หรือที่เรียกว่า Medical Clinic Management On Cloud